Başbakanlıktan 'E-Yazışma Projesi' Genelgesi

Kamu kurum ve kuruluşların resmi yazışmalarının elektronik ortamda yapılması, kullandıkları Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımlarını ve ilgili bileşenlerini en kısa sürede e-Yazışma Teknik Rehberiyle uyumlu hale getirilmesi hususlarını içeren "e-Yazışma Projesi"yle ilgili Başbakanlık Genelgesi Resmi Gazete'de yayımlandı.

Başbakan Binali Yıldırım imzasıyla yayımlanan genelgede, Türkiye'nin bilgi toplumuna dönüşümü çalışmalarının parçası olarak, kamu kurum kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini amaçlayan "e-Yazışma Projesi" kapsamında, kamu kurum ve kuruluşlarının 31 Temmuz 2017'ye kadar Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) geçmesinin talimatlandırıldığı ve Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Başbakanlık ve bakanlıklar başta olmak üzere 158 kamu kurum ve kuruluşu arasında entegrasyonun sağlanarak EBYS kullanılmaya başlandığı aktarıldı.

Genelgeye göre, Başbakanlık koordinasyonunda, Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı bünyesinde yürütülen proje kapsamında, elektronik ortamdaki resmi yazışmalar için kullanılacak ortak kuralları tanımlayan "e-Yazışma Teknik Rehberi" hazırlanarak, rehbere uygun belge üreten yazılım bileşenleri geliştirildi.

Öte yandan, 2 Şubat 2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" ile kamu kurum kuruluşlarının elektronik ortamda yapacakları yazışmalar için e-Yazışma Teknik Rehberine uyumu zorunlu hale getirildi.

Bu kapsamda, tüm kamu kurum ve kuruluşları (gizlilik dereceli yazılar dışındaki) resmi yazışmalarını elektronik ortamda yapacak, kullandıkları EBYS yazılımlarını ve ilgili bileşenlerini en kısa sürede e-Yazışma Teknik Rehberiyle uyumlu hale getirecek ve bu konudaki çalışmalarında genelgede belirtilen hususlara riayet edecek.

- e-Yazışma Şifreleme Sertifikaları

Genelgeye göre, kamu kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belge paylaşımlarında elektronik imzanın (e-İmza) yanı sıra şifrelemeye de ihtiyaç duyabildiğinden, ihtiyacın karşılanması amacıyla e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan şifreleme mekanizmasında kullanılacak sertifikalar, talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının tüzel kişilikleri adına TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezince (KamuSM) üretilecek.

Gerçek kişiler adına şifreleme sertifikası üretimi yapılmayacak. KamuSM tarafından üretilen şifreleme sertifikaları, Başbakanlık Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemine (DETSİS) aktarılacak, kamu kurum ve kuruluşları bu sertifikalara entegrasyon yazılımlarını kullanarak erişebilecek.

Şifre çözme amacıyla kullanılan kriptografik özel anahtar bilgileri, üretilerek ilgili kuruma teslim edildikten sonra KamuSM tarafından saklanmayacak. Şifreleme sertifikaları bilgi ve belgelerin şifrelenerek, uzun süreli saklanması veya e-imzalanması gibi amaçlara yönelik kullanılmayacak.

Şifreleme sertifikalarının üretimi ve yaşam döngüsünün yönetiminde, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil düzenlemelerde nitelikli elektronik sertifikalar için nitelikli elektronik sertifikalar için tanımlanmış süreç ve teknik kriterlere uyulacak.

Nitelikli elektronik sertifikalar ile elektronik şifreleme sertifikaları arasındaki yapısal ve işlevsel farklılıklar nedeniyle uygulanamayan idari ve teknik hususlara ilişkin ilave düzenlemeler, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yapılacak.

Elektronik şifreleme sertifikalarının ücretlerine ilişkin hususlar ise KamuSM tarafından BTK'nın uygun görüşü alınarak belirlenecek.

Şifreleme mekanizmasının detaylarını tanımlayan teknik rehber TÜBİTAK BİLGEM tarafından hazırlanarak, e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen internet adresinden yayımlanacak. Şifreleme mekanizmasına ilişkin teknik rehber, ihtiyaçlar doğrultusunda ve Kalkınma Bakanlığının onayı alınarak güncellenecek.

Elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalarda, yazışma yapan tarafların kurumsal kimliklerinin güvenli şekilde tanımlanarak doğrulanabilmesi gerektiğinden, e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan elektronik mühür (e-Mühür) mekanizmasında kullanılacak sertifikalar, talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının tüzel kişilikleri adına KamuSM tarafından üretilecek.

Gerçek kişiler adına e-Mühür sertifikası üretimi yapılmayacak ve bu sertifikalar şifreleme amacıyla da kullanılamayacak. e-Mühür sertifikalarının üretimi ve yaşam döngüsünün yönetiminde, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil düzenlemelerde nitelikli elektronik sertifikalar için tanımlanmış süreç ve teknik kriterlere uyulacak.

- Sertifika ücretlerine KamuSM karar verecek

Nitelikli elektronik sertifikalar ile e-Mühür sertifikaları arasındaki yapısal farklılıklar nedeniyle uygulanamayan idari ve teknik hususlara ilişkin ilave düzenlemeler BTK tarafından yapılacak.

e-Mühür sertifikalarının ücretlerine ilişkin hususlar ise KamuSM tarafından BTK'nın uygun görüşü alınarak belirlenecek.

- Kurumlar iletimde KEP sistemini kullanacak

Kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamda yapacakları resmi yazışmalarda, başka bir mekanizma kullanmak üzere üzerinde anlaşacakları özel durumlar haricinde, iletim mekanizması olarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi kullanılacak.

Kamu kurum ve kuruluşlar KEP sistemine entegrasyon çalışmalarını e-Yazışma Teknik Rehberine ve KEP sistemine ilişkin olarak BTK tarafından yayımlanan düzenlemelere uygun olarak yürütecek.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği'ne istinaden kendisine KEP sistemiyle iletilen belgeyi iade veya reddeden kurumlar, iletilen e-Yazışma paketinin tekil tanımlayıcı kodu ile paket içinde erişilebilir durumda olması halinde belgenin tarihi, sayısı ve konusunu içeren ve ret gerekçesini de açıklayan bir metni gönderici idarenin KEP adresine iletecek ve bu mesajı kayıt altına alacak.

e-Yazışma Teknik Rehberi, bu rehbere uygun belge üreten yazılım bileşenleri ve e-Yazışma Projesi konusundaki diğer bilgilendirmeler Kalkınma Bakanlığınca "www.e-yazisma.gov.tr" internet sitesi üzerinden paylaşılacak.

Kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamdaki belge paylaşımı amacına yönelik olarak, bilgi sistemlerinde kullandıkları e-İmza, e-Yazışma paketi, şifreleme e-Mühür uygulamalarının e-Yazışma Teknik Rehberi'nde öngörülen mekanizmalar ile uyumluluğunun belirleneceği teknik değerlendirmeler, BTK'nın denetiminde KamuSM tarafından gerçekleştirilecek.

Değerlendirmelerin kapsamı, periyodu ve ücretlendirme esasları, BTK'nın uygun görüşü alınarak KamuSM tarafından belirlenecek.

KamuSM söz konusu değerlendirmelerden geçen kamu kurum ve kuruluşlarını kendi internet sitesinden ilan edecek.

- Çok gizli, gizli, özel ve hizmete özel yazılar

"Çok gizli, gizli, özel ve hizmete özel" yazılar elektronik ortamda gönderilmeyecek. Söz konusu yazılar, Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan "Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenliği Hakkında Esaslar"a göre işlem görecek.

Söz konusu esaslara göre bu yazışmalar, şöyle adlandırılacak:

"Müsaadesiz açıklandığı takdirde, milli menfaatlere hayati bakımdan son derece büyük zarar verecek ve güvenlik bakımından olağanüstü önemi haiz mesaj ve dokümanlar 'çok gizli', müsaadesiz açıklandığı takdirde, milli güvenliğe prestij ve menfaatlere ciddi surette haleldar edecek ve diğer yandan, yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyette olan mesaj ve dokümanlar 'gizli', müsaadesiz açıklandığı takdirde, milletimizin menfaat ve prestijini haleldar edecek veya bir şahsın zarar görmesini mucip olacak veya yabancı bir devlete fayda temin edecek mahiyette olan mesaj ve dokümanlar 'özel', çok gizli, gizli ve özel gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen fakat bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesi lüzum görülmeyen mesaj ve dokümanlar ise 'hizmete özel'"

Çok gizli evraklar teşkilat kanununa göre, bakanlık, müsteşarlık, başkanlık ve genel müdürlüklerce tayin edilmiş kişiler tarafından verilecek ve mahfuz odalar, kasa, çelik masa veya diğer tipte çelik dolaplar içinde muhafaza edilecek.

Gizli, özel ve hizmete özel evrakların derecesi, yazıyı hazırlayan memur tarafından tayin edilecek ve gizli ve özel evraklar kilitli çelik dolaplarda, hizmete özel evraklar ise masa gözlerinde kilitli olmak şartıyla muhafaza edilecek.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca hazırlanan belge ve yazıların hazırlanmasında, ilgili Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen sınıflandırmanın dikkate alınması, gizlilik dereceli sınıflandırmaya girmeyen belgelerin ve yazıların mezkur sınıflandırmalara dahil edilmemesine, gizlilik dereceli belgelerin ve yazıların uygun gizlilik derecesi verilerek gönderilmesine dikkat edilecek.