E-Fatura Şirketlere Büyük Kolaylık Sağlayacak

E-Fatura artık sadece telefon servis sağlayıcının e-mail adresine gönderdiği fatura olmaktan çıktı. Günlük hayatımıza dahil olan e-fatura sistemi kağıt kullanımını azaltarak çevreyi korumaya yardımcı olacak. Faturalamayı daha hızlı ve basit hale getirmesi, yazdırma, kargolama gibi adımları ortadan kaldırması sebebiyle hem iş yükünü azaltan hem de finansal takibi kolaylaştıran e-fatura 2020 yılı büyük şirketlere zorunlu hale geldi.

2020 yılı ilk kez sisteme geçen şirketler yeni sürece alışmaya çalışıyor. Program sağlayan yazılım firmaları şirketler ile sık sık toplantılar yapıyor. E-fatura sisteminin bilinmeyenlerini Çelebi Bilişim Teknolojileri yetkilisi Mehmet Ali Çelebi anlattı.

‘Faturalama süreçleri dijitalleşiyor’

İş dünyasında kullanılan tüm araçların dijitalleştiğini ifade eden Mehmet Ali Çelebi, “İçeceğimiz suyu, yiyeceğimiz yiyeceği bile telefon uygulamasıyla dijital olarak sipariş ettiğimiz, bulunduğumuz yere online olarak taksi çağırdığımız bir dünyada, muhasebenin de geleneksel yöntemlerle devam etmesi söz konusu olamazdı. E-fatura, faturalama süreçlerini dijitalleştiren, belgelerin kağıda basılmasına gerek bırakmadan elektronik olarak hazırlanıp gönderilmesini ve alınmasını sağlayan bir uygulama. Matbu fatura elde hazırlanırken, e-fatura dijital ortamda oluşturulup kesiliyor. Bu uygulamanın amacı, satıcı ve alıcı arasında tek format ve standarda göre, güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir faturalama sistemi kurmak” dedi.

E-faturaya geçmesi zorunlu durumları ise Çelebi, “4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi ve benzeri faaliyetleri sebebiyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’dan lisans alan (madeni yağ lisanslı) veya bu lisansa sahip firmalardan mal alıp 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 25 Milyon TL’nin üzerinde olan işletmeler; yine ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten veya ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL’nin üzerinde olan firmalar e-faturaya geçmek zorundadır” olarak açıkladı.

Zorunluluğu olmayan şirketlerin de bir an önce uygulamaya geçmesi gerektiğini söyleyen Mehmet Ali Çelebi, “Bugün değilse bile, yakın gelecekte tüm işletmeler için zorunlu hale geleceği için e-fatura sistemine erkenden dahil olup sisteme alışmak faydalı olacaktır. Bu sayede, işinizdeki profesyonellik seviyeniz de yükselecektir. Özellikle, e-ticaret yapıyorsanız, kargo ile fatura gönderiyor ve yaptığınız masrafları azaltmak istiyorsanız e-fatura biçilmiş kaftan. Ofisteki kağıt yığınlarından, dosya ve klasörlerden canınız sıkılıyorsa, daha kolay takip edebileceğiniz, hızlı ve düzenli bir faturalama sistemi kurmak istiyorsanız e-fatura sistemine bir an önce geçmelisiniz” diye konuştu.



‘e-Fatura sistemi ne gibi kolaylıklar sağlar?’

E-fatura sisteminin sağladığı kolaylıkları anlatan Çelebi, “e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin Maliye’nin merkezi platformu GİB üzerinden gerçekleştirildiği, kağıda basılmayan, tüm işlemlerinin dijital ortamda yapıldığı bir elektronik belgedir. Yani, e-faturanın tek farkı, elektronik ortamdan alınıp gönderilebilmesidir. VUK açısından, her iki fatura tipi de yasaldır. e-Faturanın itiraz süresi, iptali ve iadesi kağıt faturadan farklıdır. e-Fatura ve e-arşiv aynı şey değildir. Elektronik faturanın e-fatura ve e-arşiv olmak üzere iki türü vardır. e-Arşiv, faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda oluşturulup saklanmasını; gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlar.Yani her iki tarafın da e-fatura kullanıcısı olması gerekir. E-arşiv ise göndericinin e-fatura; alıcının kağıt fatura kullanıcısı olması halinde gerçekleşir. Yani, herkese e-fatura kesilemez; yalnızca e-fatura kullanıcılarına e-fatura kesilebilir. E-fatura kullanıcısı olmayan kişi ve kuruma kağıt fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekir. e-Arşiv kullanıcısı olabilmek için öncelikle e-fatura kullanıcısı olmak gerekir. E-fatura kullanıcısı eğer aynı zamanda bir e-arşiv kullanıcısı ise, e-fatura mükellefleri haricindekilere e-arşiv faturası keser. e-Fatura uygulamasının amacı, satıcı ve alıcı arasında tek format ve standarda göre, güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir faturalama sistemi kurmaktır” şeklinde konuştu.



‘e-Fatura çevrecidir’

e-Fatura uygulamasının çevreci olduğunun altını çizen Mehmet Ali Çelebi, “Çünkü kağıt tasarrufu sağlar. Baskı, postalama ve arşivleme masraflarına son verir. Paranı cebinde tutar. Dünyanın her yerinden tek tıkla e-fatura kesip göndermeyi sağlar. Saniyeler içinde kesilebilir. Ayrıca, matbu faturadan daha hızlı hazırlandığı için, personelin zamanından da tasarruf sağlar. Kaybolma riskini ortadan kaldırarak arşivleme ve erişimi her zamankinden daha kolay hale getirir. Dilediğin sayıda faturayı, istediğin gibi saklamana, seneler önceki bir faturana bile saniyeler içerisinde ulaşmana olanak sağlar. Müşterilerin faturalarını anında görmesini sağlayarak tahsilatlarını hızlandırır. Aynı zamanda, müşterilerin ve satıcılarınla daha hızlı anlaşmanı sağlar. Evrak gitti-geldisi olmadan çalışmaya olanak tanıdığı için mali müşavirle iletişimi hızlandırır ve kolaylaştırır. e-Fatura başvurusunda bulunmak için öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (Kamu SM) mali mühür talep edilmelidir. Şahıs firmalarının mali mühür yerine e-imza ile başvurması da mümkündür” dedi.

Başvuruların online olarak yapıldığını söyleyen Mehmet Ali Çelebi, “e-Faturaya geçiş, GİB Portal, GİB ile entegrasyon ve özel entegratör üzerinden olmak üzere üç farklı kanaldan yapılabilir. Mali mühür temin edildikten sonra, GİB başvurusu online olarak gerçekleştirilebilir. Eğer e-faturaya Çelebi Bilişim üzerinden geçmek istiyorsanız, özel entegrasyon seçerek ön başvuruda bulunmalısınız. efatura.gov.tr adresinden, yararlanma yöntemini “özel entegrasyon” seçerek yapılacak ön başvuruda bulunmalısınız. Sonraki adımda, portal.emikro.com.tr adresine yapacağınız başvuru ile e-fatura hizmetinden yararlanmaya başlayabilirsiniz. e-Fatura sistemine isteğe bağlı olarak girdiyseniz, unvan ve nevi değiştirerek sistemden çıkmanız mümkündür. E-Arşiv; resmi, hukuki ve ticari her türlü belgenin elektronik ortamda yasal, geçerli ve güvenli şekilde uzun süreli saklanmasını ve istendiğinde bu belgelere kolay ulaşılabilir olmasını sağlar. Donanım ve yazılım gibi hiçbir maliyet yüküne girmeden ve GİB’e başvuru yapmadan, portal.emikro.com.tr adresinden mali mühür ile e-arşiv hesabını etkinleştirmek mümkündür. e-Arşiv kullanıcısı olabilmek için öncelikle e-fatura mükellefi olmak gerekir” ifadelerini kullandı.